De werkelijke kosten van AI in uw bedrijf
De afgelopen twee jaar is er een nieuwe softwarecategorie ontstaan: de zakelijke AI-assistent. Glean indexeert uw Drive zodat u in natuurlijke taal kunt zoeken. Microsoft 365 Copilot stelt uw e-mails op vanuit Outlook. Helvia ontwikkelt conversatie-agents voor klantenservice. Allemaal beloven ze productiviteit. En allemaal rekenen ze hetzelfde af: per medewerker en per maand.
Dat per-seatmodel heeft een addertje onder het gras. Als uw personeelsbestand groeit van 10 naar 50 mensen, wordt uw rekening vijf keer zo hoog. Groeit u naar 250, dan wordt die 25 keer zo hoog. De leverancier rekent meer, simpelweg omdat u groeit — ook al blijft het feitelijke gebruik van de tool precies hetzelfde.
BiVelio breekt met dat model. U betaalt per platform in plaats van per medewerker, zodat uw personeelsbestand kan groeien zonder dat de kosten de pan uit rijzen. Hieronder ziet u dat aan de hand van een calculator die de werkelijke prijzen van de drie per-seatassistenten gebruikt; toegang tot BiVelio verloopt via vroege toegang op uitnodiging.
Vier tools, twee filosofieën
Drie per-seatassistenten en één platform. Dit zijn de vier producten die we gaan vergelijken.
Wat u werkelijk betaalt per maand
Schuif het aantal medewerkers dat de tool zou gebruiken. Werkelijke prijzen volgens de openbare website van elke leverancier.
BiVelio schaalt per platform, niet per medewerker: u betaalt voor de geautomatiseerde operatie, niet voor elke persoon die deze gebruikt. Vroege toegang op uitnodiging.
| Platform | Maandelijks | Jaarlijks |
|---|---|---|
| Glean | €1.250 | €15.000 |
| Microsoft Copilot | €750 | €9.000 |
| Helvia | €875 | €10.500 |
* Copilot rekent €30 per medewerker + een aparte Microsoft 365-licentie (≈€10 extra per medewerker). Hier tonen we alleen Copilot.
* Helvia publiceert geen prijzen. Voorzichtige schatting van €35 per medewerker op basis van de markt voor enterprise AI-agents.
Illustratieve schatting: de bedragen volgen uit de gegevens die je invoert en uit de publieke prijzen van elke tool op de datum van revisie, niet uit een meting van jouw situatie. Het is geen besparingsgarantie. Savings meet de werkelijke besparing tegen de teller van de leverancier zodra het draait.
Per seat vs platform
Naast de prijs zijn dit de structurele verschillen tussen een AI-assistent en een bestuurd operationeel platform.
| Functionaliteit | Glean | Copilot | Helvia | BiVelio |
|---|---|---|---|---|
| Factureringsmodel | Per seat | Per seat + M365 | Per seat | Platform + packs |
| Kosten groeien mee met personeelsbestand | Ja, lineair | Ja, lineair | Ja, lineair | Minimaal (packs van 5) |
| Automatiseert processen end-to-end | Nee, zoekt alleen | Ondersteunt, voert niet uit | Conversatie | Volledige workflows |
| Visuele BPM zonder code | Nee | Nee | Nee | Ja |
| Orkestreert uw ERP en facturatie | Nee | Nee | Nee | Ja, bovenop uw tools |
| Aanpasbare AI-agents | Assistenten | Copilot Studio | Ja, hun kern | Ja, bestuurd |
| WhatsApp en uniforme kanalen | Nee | Teams | Ja | WhatsApp + e-mail + web |
| EU-datasoevereiniteit | Multiregio | Multiregio | EU | Hetzner Finland |
De stille valkuil van het per-seatmodel
Wanneer u Glean of Copilot afsluit voor €50 per medewerker en maand, lijkt het bedrag klein. Tien medewerkers, €500. Overkomelijk. Maar het per-seatmodel bestraft precies datgene wat uw bedrijf zou moeten vieren: groei.
Elke nieuwe aanwerving jaagt de rekening automatisch omhoog. U heronderhandelt niet. U optimaliseert niet. U betaalt meer omdat u met meer bent, ook al blijft het feitelijke gebruik van de tool hetzelfde. En het jaar daarop, wanneer u een grote klant binnenhaalt en er 30 medewerkers bij komen, ontdekt u dat uw tooling vijf cijfers per maand kost.
- Lineaire schaling: elke extra medewerker voegt de volledige licentieprijs toe, zonder schaalvoordelen.
- Geblokkeerde aankopen: de CFO begint licenties te rantsoeneren en slechts een deel van het team gebruikt de AI.
- Kostbare leverancierswissel: zodra uw mensen de gewoonte hebben, legt heronderhandelen of migreren hele teams stil.
- Geen echte ROI: u betaalt voor toegang, niet voor resultaat. De tool voert geen werk uit, ondersteunt alleen.