De werkelijke kosten van AI in uw bedrijf
De afgelopen twee jaar is er een nieuwe softwarecategorie ontstaan: de zakelijke AI-assistent. Glean indexeert uw Drive zodat u in natuurlijke taal kunt zoeken. Microsoft 365 Copilot stelt uw e-mails op vanuit Outlook. Helvia ontwikkelt conversatie-agents voor klantenservice. Allemaal beloven ze productiviteit. En allemaal rekenen ze hetzelfde af: per medewerker en per maand.
Dat per-seatmodel heeft een addertje onder het gras. Als uw personeelsbestand groeit van 10 naar 50 mensen, wordt uw rekening vijf keer zo hoog. Groeit u naar 250, dan wordt die 25 keer zo hoog. De leverancier rekent meer, simpelweg omdat u groeit — ook al blijft het feitelijke gebruik van de tool precies hetzelfde.
BiVelio breekt met dat model. U betaalt per platform in plaats van per medewerker, zodat uw personeelsbestand kan groeien zonder dat de kosten de pan uit rijzen. Hieronder ziet u dat aan de hand van een calculator die de werkelijke prijzen van de drie per-seatassistenten gebruikt; toegang tot BiVelio verloopt via vroege toegang op uitnodiging.
Vier tools, twee filosofieën
Drie per-seatassistenten en één platform. Dit zijn de vier producten die we gaan vergelijken.
Wat u werkelijk betaalt per maand
Schuif het aantal medewerkers dat de tool zou gebruiken. Werkelijke prijzen volgens de openbare website van elke leverancier.
BiVelio schaalt per platform, niet per medewerker: u betaalt voor de geautomatiseerde operatie, niet voor elke persoon die deze gebruikt. Vroege toegang op uitnodiging.
| Platform | Maandelijks | Jaarlijks |
|---|---|---|
| Glean | €1.250 | €15.000 |
| Microsoft Copilot | €750 | €9.000 |
| Helvia | €875 | €10.500 |
* Copilot rekent €30 per medewerker + een aparte Microsoft 365-licentie (≈€10 extra per medewerker). Hier tonen we alleen Copilot.
* Helvia publiceert geen prijzen. Voorzichtige schatting van €35 per medewerker op basis van de markt voor enterprise AI-agents.
Per seat vs platform
Naast de prijs zijn dit de structurele verschillen tussen een AI-assistent en een bestuurd operationeel platform.
| Functionaliteit | Glean | Copilot | Helvia | BiVelio |
|---|---|---|---|---|
| Factureringsmodel | Per seat | Per seat + M365 | Per seat | Platform + packs |
| Kosten groeien mee met personeelsbestand | Ja, lineair | Ja, lineair | Ja, lineair | Minimaal (packs van 5) |
| Automatiseert processen end-to-end | Nee, zoekt alleen | Ondersteunt, voert niet uit | Conversatie | Volledige workflows |
| Visuele BPM zonder code | Nee | Nee | Nee | Ja |
| Orkestreert uw ERP en facturatie | Nee | Nee | Nee | Ja, bovenop uw tools |
| Aanpasbare AI-agents | Assistenten | Copilot Studio | Ja, hun kern | Ja, bestuurd |
| WhatsApp en uniforme kanalen | Nee | Teams | Ja | WhatsApp + e-mail + web |
| EU-datasoevereiniteit | Multiregio | Multiregio | EU | Hetzner Finland |
De stille valkuil van het per-seatmodel
Wanneer u Glean of Copilot afsluit voor €50 per medewerker en maand, lijkt het bedrag klein. Tien medewerkers, €500. Overkomelijk. Maar het per-seatmodel bestraft precies datgene wat uw bedrijf zou moeten vieren: groei.
Elke nieuwe aanwerving jaagt de rekening automatisch omhoog. U heronderhandelt niet. U optimaliseert niet. U betaalt meer omdat u met meer bent, ook al blijft het feitelijke gebruik van de tool hetzelfde. En het jaar daarop, wanneer u een grote klant binnenhaalt en er 30 medewerkers bij komen, ontdekt u dat uw tooling vijf cijfers per maand kost.
- Lineaire schaling: elke extra medewerker voegt de volledige licentieprijs toe, zonder schaalvoordelen.
- Geblokkeerde aankopen: de CFO begint licenties te rantsoeneren en slechts een deel van het team gebruikt de AI.
- Kostbare leverancierswissel: zodra uw mensen de gewoonte hebben, legt heronderhandelen of migreren hele teams stil.
- Geen echte ROI: u betaalt voor toegang, niet voor resultaat. De tool voert geen werk uit, ondersteunt alleen.