Sector · Notariskantoren en openbare ambtsdragers

Van opdracht tot ondertekening, elke stap in orde en het geheim waar het hoort.

Een notariskantoor kan zich geen dossier veroorloven dat zonder controle voortgaat, en ook geen naam die naar een extern model reist. BiVelio maakt van elk dossier een proces met status: het controleert vereisten en termijnen stap voor stap, pseudonimiseert het gevoelige voordat een AI het ziet en laat de medewerker het laatste woord bij alles wat onduidelijk is.

Demo aanvragen Zien hoe het werkt

Illustratief scenario met fictieve gegevens — afkomstig van geen enkele klant.

Zo stroomt een notarieel dossier door BiVelio

Dezelfde BiVelio-flow, verteld in de taal van het kantoor: wat binnenkomt, wat beschermd wordt, wat het kost en wie tekent.

1

Het dossier komt in zijn proces

Elke opdracht — koop, volmacht, akte — opent een dossier met zijn proces: welke vereisten het vraagt, welke termijnen lopen en wie bij elke stap betrokken is.

2

Privacy beschermt de comparanten

Namen, identiteitsdocumenten, rekeningen en adressen worden vervangen door omkeerbare markers vóór enige externe AI ze ziet. De koppelsleutel verlaat je omgeving niet.

3

Savings meet wat het kost

Elke modelaanvraag wordt geprijsd tegen de meter van de leverancier zelf. Je weet wat het automatiseren van een type dossier kost voordat je besluit meer te automatiseren.

4

Studio zet de menselijke poort

Het dossier gaat door een flow met status: wat aan zijn regel voldoet, gaat door; het twijfelachtige — een onbewezen vereiste, een onopgehelderde last — stopt bij de medewerker en wordt vastgelegd.

De moeilijke gevallen — en wat ermee gebeurt

Wat een gestuurd systeem onderscheidt van een tool is niet het makkelijke geval, maar waar de uitzondering terechtkomt.

Een vereiste die op het laatste moment ontbreekt

De uiteindelijk belanghebbende van een vennootschap is de dag voor ondertekening nog niet aangetoond. De flow neemt dat niet voor lief: hij waarschuwt op tijd en houdt de ondertekening tegen tot de medewerker het oplost.

Lasten die niet kloppen met het kadastraal uittreksel

De transactie meldt „vrij van lasten” en het register vermeldt een hypotheek. De afwijking lost zichzelf niet op: ze wordt gemarkeerd en wacht met alle context op de medewerker.

Meerdere comparanten met dezelfde achternaam

De pseudonimiseringsmarkers zijn stabiel binnen het dossier: de AI kan redeneren over «dezelfde persoon» zonder ooit te weten wie het is.

Een stap die het model wil „overslaan”

Stelt een agent voor verder te gaan voordat de vorige stap is afgerond, dan houdt het beleid dat tegen. Geen dossier bereikt de ondertekening met een openstaande vereiste.

Wat wordt geautomatiseerd

  • Opening van het dossier en indeling naar type akte
  • Controle van vereisten en termijnen in elke stap
  • Pseudonimisering van personen, identificatoren en rekeningen vóór elke AI
  • Datatoetsing tussen de systemen van het kantoor en het register
  • Voortgang van de flow wanneer elke stap aan zijn regel voldoet

Wat in handen van de klerk blijft

  • Elke uitzondering die het beleid niet zelf oplost
  • Afwijkingen binnen hetzelfde dossier
  • De beslissing over lasten, bevoegdheden en handelingsbekwaamheid
  • De eindgoedkeuring vóór het dossier verdergaat
  • Elke handeling die de wet aan de notaris voorbehoudt

Regelgeving en vertrouwen: wat we kunnen stellen

Alleen wat we al publiceren en jij kunt verifiëren. De rest — juridische grondslagen, plichten van de notaris — blijft van jou, en de poort geeft je technische feiten om die te onderbouwen.

Persoonsgegevens onder de AVG en LQPD

Het gevoelige wordt in jouw omgeving gepseudonimiseerd vóór het vertrekt; de definitie in art. 4(5) van de AVG beschrijft precies dat mechanisme. Gegevens gehost in de EU.

Beroepsgeheim, door constructie

Het externe model ziet alleen markers; de reconstructie gebeurt in jouw systeem. Dat een naam niet is vertrokken is geen belofte: het is een verifieerbare eigenschap van het ontwerp.

Traceerbaarheid van het dossier

Elke processtap wordt vastgelegd, en elke goedkeuring ook: wie, wat, wanneer en onder welk beleid. Een audit beantwoord je door aan te wijzen, niet door te reconstrueren.

Bekijk de beveiligingscontroles Lees de paper over de privacypoort

Voor wie het is — en voor wie niet

Het past als…

  • Je kantoor herhaalt elke week dossiers die niet meer handmatig te volgen zijn
  • Je AI wilt gebruiken op dossiers zonder dat comparanten naar een externe aanbieder reizen
  • Je wilt dat elke stap van het dossier een aantoonbaar spoor heeft
  • Je liever hebt dat het twijfelachtige stopt bij een persoon dan bij een automatisering die zich niet verklaart

Het past niet als…

  • Je een elektronische handtekening of een afsprakenplanner zoekt — dat is BiVelio niet
  • Je wilt dat de AI beslist over lasten, handelingsbekwaamheid of bevoegdheden zonder menselijke tussenkomst
  • Je volume is een handvol transacties per maand: handmatig volgen loont

Hoe de implementatie verloopt: een pilot van twee weken, zonder project

Geen migratie, geen integratie vooraf. We beginnen met een van je echte processen, in alleen-meten-modus, en je beslist op basis van wat je ziet.

1

Week 1 · je proces, niets aangeraakt

Samen kiezen we een terugkerend proces en brengen het stap voor stap in kaart: wat het start, welke systemen het raakt, wie goedkeurt en waar het vastloopt. Savings meet wat de AI zou kosten. Jij kijkt mee; er verandert nog niets.

2

Week 2 · de menselijke poort met je team

We bepalen samen wat wordt geautomatiseerd, wat in jouw operatie bij een persoon stopt en wie beoordeelt. Privacy wordt geactiveerd vóór de modellen die jullie al gebruiken. De flow draait met jouw mensen erin.

3

Beslissing · met jouw cijfers, niet de onze

Je ziet hoeveel runs vanzelf liepen, welke voor een mens stopten en waarom, en de kosten gemeten tegen de meter van de leverancier. Loont het niet, dan zeg je dat en gebeurt er niets. Loont het wel, dan is de pilot al de implementatie.

Veelgestelde vragen van notariskantoren

Komen de namen en identiteitsnummers van de comparanten bij ChatGPT, Claude of een ander extern model terecht?

Nee. Privacy vervangt ze door omkeerbare markers vóór de aanvraag je omgeving verlaat; de aanbieder ziet alleen markers en het antwoord wordt lokaal gereconstrueerd. Twijfelt de detectie, dan vertrekt de aanvraag niet.

Wat gebeurt er als een stap in het dossier niet klopt?

De flow past het niet zelf aan: hij stopt bij de medewerker met alle context — welke regel faalde en met welke data — en diens beslissing wordt vastgelegd. Niets gaat door op basis van aannames.

Vervangt het de klerk of de notaris in een beslissing?

Nee. Het automatiseert opvolging, controles en datatoetsing; beslissingen die de wet aan de notaris voorbehoudt en alles wat twijfelachtig is, blijven bij een mens en worden vastgelegd.

Waar worden de dossiers bewaard en wie kan ze zien?

De data staat in de EU en de toegang is per kantoor afgeschermd; elke toegang en goedkeuring staat in het auditlog. De controles staan op de beveiligingspagina.

Breng een proces van je kantoor mee en zie het draaien.

In de demo brengen we een van je processen in kaart — met testdata — en zie je elke stap met zijn regel, zijn spoor en zijn menselijke poort.

Demo aanvragen Zien hoe het werkt

Laatst herzien: september 2026

Maakt deel uit van de bestuurde laag voor autonome operatie van BiVelio
Gerelateerde artikelen

Blijf BiVelio ontdekken

Verwante pagina's die hetzelfde onderwerp vanuit een andere hoek uitdiepen. Handig om te zien hoe BPM, automatisering, AI en operationele blueprints samenkomen.