Từ yêu cầu đến ký kết, mỗi bước đều hợp lệ và bí mật nằm đúng chỗ.
Một văn phòng công chứng không thể để hồ sơ tiến triển thiếu kiểm soát, cũng không thể để một cái tên đi tới mô hình bên ngoài. BiVelio biến mỗi hồ sơ thành một quy trình có trạng thái: kiểm tra yêu cầu và thời hạn từng bước, ẩn danh hóa dữ liệu nhạy cảm trước khi bất kỳ AI nào nhìn thấy và để cán bộ nói lời cuối ở những điểm chưa rõ.
Kịch bản minh họa với dữ liệu giả định — không đến từ bất kỳ khách hàng nào.
Một hồ sơ công chứng đi qua BiVelio như thế nào
Vẫn là luồng BiVelio ấy, kể bằng ngôn ngữ của văn phòng: cái gì đi vào, cái gì được bảo vệ, tốn bao nhiêu và ai ký.
Hồ sơ đi vào quy trình của nó
Mỗi yêu cầu — mua bán, ủy quyền, biên bản — mở một hồ sơ với quy trình riêng: cần những yêu cầu nào, thời hạn nào đang chạy và ai tham gia ở mỗi bước.
Privacy bảo vệ các bên
Họ tên, giấy tờ tùy thân, tài khoản và địa chỉ được thay bằng mã đánh dấu có thể khôi phục trước khi bất kỳ AI bên ngoài nào nhìn thấy. Khóa đối chiếu không rời khỏi môi trường của bạn.
Savings đo chi phí
Mỗi truy vấn tới mô hình được tính giá theo đồng hồ của chính nhà cung cấp. Bạn biết tự động hóa một loại hồ sơ tốn bao nhiêu trước khi quyết định tự động hóa thêm.
Studio đặt cổng kiểm soát của con người
Hồ sơ đi qua một luồng có trạng thái: điều đáp ứng quy tắc sẽ đi qua; điều còn nghi vấn — một yêu cầu chưa chứng minh, một nghĩa vụ chưa làm rõ — dừng trước cán bộ và được ghi lại.
Những trường hợp khó — và điều gì xảy ra với chúng
Điều phân biệt một công cụ với một hệ thống được quản trị không phải là trường hợp dễ, mà là nơi ngoại lệ đi đến.
Một yêu cầu thiếu vào phút chót
Chủ sở hữu hưởng lợi của một công ty chưa được chứng minh một ngày trước khi ký. Luồng không coi đó là xong: cảnh báo kịp thời và tạm dừng việc ký cho đến khi cán bộ giải quyết.
Nghĩa vụ gắn liền không khớp với trích lục địa chính
Giao dịch ghi «không có nghĩa vụ ràng buộc» còn sổ đăng ký ghi thế chấp. Chênh lệch không tự giải quyết: được đánh dấu và chờ cán bộ với toàn bộ ngữ cảnh trước mặt.
Nhiều bên cùng họ
Mã đánh dấu giả danh hóa ổn định trong phạm vi hồ sơ: AI có thể suy luận về «cùng một người» mà không bao giờ biết đó là ai.
Một bước mà mô hình muốn «bỏ qua»
Nếu một agent đề xuất đi tiếp khi bước trước chưa đóng, chính sách sẽ ngăn lại. Không hồ sơ nào đến bước ký khi còn yêu cầu chưa đáp ứng.
Những gì được tự động hóa
- Mở hồ sơ và phân loại theo loại giao dịch
- Kiểm tra yêu cầu và thời hạn ở mỗi bước
- Giả danh hóa cá nhân, mã định danh và tài khoản trước mọi AI
- Đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống của văn phòng và sổ đăng ký
- Luồng tiến triển khi mỗi bước đáp ứng quy tắc của nó
Những gì vẫn nằm trong tay công chứng viên
- Mọi ngoại lệ mà chính sách không tự giải quyết được
- Chênh lệch trong cùng một hồ sơ
- Quyết định về nghĩa vụ gắn liền, phạm vi ủy quyền và năng lực hành vi
- Phê duyệt cuối cùng trước khi hồ sơ đi tiếp
- Mọi hành vi mà pháp luật dành riêng cho công chứng viên
Quy định và niềm tin: những gì chúng tôi có thể khẳng định
Chỉ những gì chúng tôi đã công bố và bạn có thể kiểm chứng. Phần còn lại — cơ sở pháp lý, nghĩa vụ của công chứng viên — vẫn là của bạn, và cổng kiểm soát cung cấp dữ kiện kỹ thuật để hỗ trợ.
Dữ liệu cá nhân theo GDPR và LQPD
Dữ liệu nhạy cảm được giả danh hóa trong môi trường của bạn trước khi đi ra; định nghĩa tại điều 4(5) GDPR mô tả chính xác cơ chế đó. Dữ liệu lưu trữ tại EU.
Bí mật nghề nghiệp, theo thiết kế
Mô hình bên ngoài chỉ thấy mã đánh dấu; việc khôi phục diễn ra trong hệ thống của bạn. Việc một cái tên không đi ra không phải lời hứa: đó là một thuộc tính có thể kiểm chứng của thiết kế.
Truy vết hồ sơ
Mỗi bước của quy trình đều được ghi lại, mỗi phê duyệt cũng vậy: ai, cái gì, khi nào và theo chính sách nào. Một cuộc kiểm toán được trả lời bằng cách chỉ ra, không phải dựng lại.
Dành cho ai — và không dành cho ai
Phù hợp nếu…
- Văn phòng của bạn lặp lại mỗi tuần những hồ sơ không còn theo dõi thủ công nổi
- Bạn muốn dùng AI trên hồ sơ mà thông tin các bên không bị gửi sang nhà cung cấp bên ngoài
- Bạn cần mỗi bước của hồ sơ có dấu vết chứng minh được
- Bạn muốn điều đáng ngờ dừng lại trước một con người hơn là một tự động hóa không giải thích được
Không phù hợp nếu…
- Bạn tìm chữ ký điện tử hay phần mềm đặt lịch hẹn — BiVelio không phải thứ đó
- Bạn muốn AI quyết định về nghĩa vụ gắn liền, năng lực hành vi hay phạm vi ủy quyền mà không có con người can thiệp
- Khối lượng của bạn chỉ vài giao dịch mỗi tháng: theo dõi thủ công vẫn đáng
Cách triển khai: một đợt thí điểm hai tuần, không cần dự án
Không di chuyển dữ liệu, không tích hợp trước. Chúng tôi bắt đầu với một quy trình thật của bạn, ở chế độ chỉ đo lường, và bạn quyết định dựa trên những gì bạn thấy.
Tuần 1 · quy trình của bạn, không động vào gì
Cùng bạn, chúng tôi chọn một quy trình lặp lại và vẽ lại từng bước: điều gì khởi động nó, nó chạm vào hệ thống nào, ai phê duyệt và nó tắc ở đâu. Savings đo chi phí AI sẽ tốn. Bạn quan sát; chưa có gì thay đổi.
Tuần 2 · cổng con người cùng đội ngũ của bạn
Chúng ta cùng xác định điều gì được tự động hóa, điều gì dừng lại trước một con người trong vận hành của bạn, và ai là người rà soát. Privacy được kích hoạt trước các mô hình bạn đang dùng. Luồng chạy với người của bạn ở bên trong.
Quyết định · bằng số liệu của bạn, không phải của chúng tôi
Bạn thấy bao nhiêu lượt chạy tự đi qua, lượt nào dừng trước một người và vì sao, cùng chi phí được đo theo đồng hồ của nhà cung cấp. Nếu không đáng, bạn nói và không có gì xảy ra. Nếu đáng, bản thử nghiệm đã chính là triển khai.
Câu hỏi thường gặp từ văn phòng công chứng
Họ tên và số giấy tờ của các bên có đến ChatGPT, Claude hay bất kỳ mô hình bên ngoài nào không?
Không. Privacy thay chúng bằng mã đánh dấu có thể khôi phục trước khi yêu cầu rời khỏi môi trường của bạn; nhà cung cấp chỉ thấy mã đánh dấu và câu trả lời được khôi phục cục bộ. Nếu việc phát hiện còn nghi ngờ, yêu cầu không được gửi đi.
Điều gì xảy ra khi một bước của hồ sơ không khớp?
Luồng không tự điều chỉnh: nó dừng trước cán bộ với toàn bộ ngữ cảnh — quy tắc nào thất bại và với dữ liệu nào — và quyết định của họ được ghi lại. Không gì đi tiếp dựa trên suy đoán.
Nó có thay thế công chứng viên hay nhân viên trong bất kỳ quyết định nào không?
Không. Nó tự động hóa việc theo dõi, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu; các quyết định pháp luật dành cho công chứng viên và mọi điều còn nghi vấn vẫn do con người nắm và được ghi lại.
Hồ sơ được lưu ở đâu và ai có thể xem?
Dữ liệu được lưu tại EU và quyền truy cập được cô lập theo từng văn phòng; mỗi lần truy cập và phê duyệt đều nằm trong nhật ký kiểm toán. Các biện pháp kiểm soát được công bố trên trang bảo mật.
Mang một quy trình của văn phòng bạn đến và xem nó chạy.
Trong buổi demo, chúng tôi vẽ lại một quy trình của bạn — với dữ liệu thử — và bạn thấy từng bước với quy tắc, dấu vết và cổng kiểm soát của con người.
Cập nhật lần cuối: tháng 9 năm 2026
Tiếp tục khám phá BiVelio
Các trang liên quan đào sâu cùng chủ đề từ góc nhìn khác. Hữu ích để hiểu BPM, tự động hóa, AI và bản thiết kế vận hành khớp với nhau thế nào.
- /industrias/legal
Lĩnh vực pháp lý
Văn phòng luật và bộ phận pháp chế: hồ sơ, thời hạn và phê duyệt.
- /casos/operaciones-internas
Tình huống · Vận hành nội bộ
Tập trung sự cố, yêu cầu và tác vụ nội bộ vào một luồng duy nhất.
- /industrias
Ngành nghề
Cách BiVelio áp dụng trong các lĩnh vực và loại hình doanh nghiệp khác nhau.