Anwendungsfall: E-Mail zu Aufgabe

Jede eingehende E-Mail wird per KI klassifiziert, erzeugt eine Aufgabe mit zugewiesenem Verantwortlichen, startet einen Workflow und versendet eine automatische Antwort - mit menschlicher Freigabe, wo sie nötig ist.

Operativer Blueprint · illustratives Szenario, keine Kundengeschichte

  • Jeder Schritt mit seiner Spur
  • Sensibles geschützt, bevor eine KI es sieht
  • Menschliche Freigabe dort, wo es zählt

So funktioniert es

Eine kritische E-Mail wird in einen nachvollziehbaren Fall mit zugewiesenem Owner, SLA, Priorität und Kanal verwandelt.

Bandeja entrada3 nuevos
maria@acme.es
Urgente: fallo produccion linea 3
La maquina se ha parado...
contacto@cliente.com
Presupuesto pendiente
Quedamos pendientes del...
admin@proveedor.es
Factura vencida INV-2091
La factura emitida...
IA analiza intencion
Caso #C-0421ALTA
Urgente: fallo produccion linea 3
Owner
Carlos M.
SLA
4h
Prioridad
Alta
Canal
WhatsApp

E-Mails stapeln sich und Aufgaben gehen verloren

Teams, die E-Mails lesen, entscheiden was zu tun ist, Aufgaben von Hand anlegen und einzeln antworten. Verlorene Zeit und ständiges Risiko, etwas zu vergessen.

E-Mails, die nie zu einer Handlung werden

Es treffen Anfragen per E-Mail ein, die zwar gelesen, aber nie in konkrete Aufgaben übersetzt werden. Sie bleiben im Posteingang, bis jemand nachfragt.

Manuelle Zuweisung von Verantwortlichen

Jemand muss jede E-Mail lesen, entscheiden, wer zuständig ist, und sie weiterleiten oder eine Aufgabe von Hand anlegen. Ein täglicher Engpass.

Langsame Antworten ohne Nachvollziehbarkeit

Der Kunde schickt eine E-Mail und weiß nicht, ob sie angekommen ist, wer sie bearbeitet oder wann er eine Antwort erhält. Null Transparenz.

KI, die E-Mails ohne einen einzigen Klick in Aufgaben verwandelt

BiVelio verbindet Ihren Posteingang mit intelligenten Workflows, die automatisch klassifizieren, Aufgaben erstellen, zuweisen und antworten.

Intelligente Klassifizierung mit KI

Jede E-Mail wird analysiert: Anfragetyp, Kunde, Dringlichkeit und zuständige Abteilung werden erkannt. Ganz ohne manuelle Regeln.

Aufgabe automatisch erstellt und zugewiesen

Der Workflow erstellt eine Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Priorität, SLA und Verantwortlichem. Alles verknüpft mit dem Kontakt und Vorgang in Ihrem CRM oder Managementsystem.

Automatische Antwort an den Absender

Der Agent erzeugt und versendet eine personalisierte Antwort, die den Eingang und den nächsten Schritt bestätigt. Ist ein Mensch nötig, eskaliert er mit vollem Kontext.

Automatisierter Ablauf

Von der eingehenden E-Mail zur zugewiesenen Aufgabe in 5 Schritten

1

E-Mail trifft im Posteingang ein

BiVelio empfängt die E-Mail über Gmail oder SMTP. Die Nachricht wird in Echtzeit verarbeitet.

2

KI klassifiziert den Inhalt

Der Agent erkennt Absender, Anfragetyp, Dringlichkeit, Sprache und die wichtigsten Daten der E-Mail.

3

Workflow gestartet

Je nach Klassifizierung wird der passende Workflow gestartet: Support, Vertrieb, Verwaltung oder weitere.

4

Aufgabe mit Verantwortlichem erstellt

Im System wird eine Aufgabe mit Titel, Beschreibung, SLA, Priorität und automatisch zugewiesenem Verantwortlichen erzeugt.

5

Antwort an den Kunden versendet

Der Agent erzeugt eine kontextbezogene Antwort und versendet sie. Der Kunde weiß, dass seine Anfrage in Bearbeitung ist.

Beispielhafte Wirkung von E-Mail zur automatischen Aufgabe

Illustrative Schätzungen, wie sich E-Mails mit BiVelio automatisch in Aufgaben verwandeln lassen.

Keine unbearbeiteten E-Mails mehr

Jede E-Mail erzeugt eine Aufgabe. Keine Nachricht bleibt ohne Handlung oder zugewiesenen Verantwortlichen im Posteingang liegen.

Antwort in unter 1 Minute

Der Kunde erhält automatisch Bestätigung und Kontext. Ohne darauf zu warten, dass jemand liest und entscheidet.

-80 % Zeit beim E-Mail-Triage

Das Team klassifiziert und leitet keine Mails mehr weiter. Die KI übernimmt das gesamte Triage und die Zuweisung.

Vollständige Nachvollziehbarkeit

Jede E-Mail bleibt mit der Aufgabe, dem Kontakt und dem Vorgang verknüpft. Den Status jeder Anfrage zu finden, geht in Sekunden.

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Verwandeln Sie jede E-Mail in eine automatische Handlung

Frühzugang auf Einladung. Verbinden Sie Ihre E-Mail und beginnen Sie, automatisch Aufgaben zu erzeugen.

Unverbindlich. Frühzugang auf Einladung.

Teil der gouvernierten Ebene für autonomen Betrieb von BiVelio
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