Caso d'uso: dall'email al task

Ogni email in arrivo viene classificata con l'IA, genera un task con un responsabile assegnato, attiva un workflow e invia una risposta automatica, con approvazioni umane dove serve.

Blueprint operativo · scenario illustrativo, non storia di cliente

  • Ogni passo con la sua traccia
  • Il sensibile, protetto prima di qualsiasi IA
  • Porta umana dove conta

Come funziona

Un'email critica si trasforma in un caso tracciabile con owner, SLA, priorità e canale assegnati.

Bandeja entrada3 nuevos
maria@acme.es
Urgente: fallo produccion linea 3
La maquina se ha parado...
contacto@cliente.com
Presupuesto pendiente
Quedamos pendientes del...
admin@proveedor.es
Factura vencida INV-2091
La factura emitida...
IA analiza intencion
Caso #C-0421ALTA
Urgente: fallo produccion linea 3
Owner
Carlos M.
SLA
4h
Prioridad
Alta
Canal
WhatsApp

Le email si accumulano e i task vanno persi

Team che leggono le email, decidono cosa fare, creano i task a mano e rispondono uno per uno. Tempo perso e rischio costante di dimenticanze.

Email che non diventano mai azioni

Arrivano richieste via email che vengono lette ma non si traducono mai in task concreti. Restano nella casella finché qualcuno non chiede.

Assegnazione manuale dei responsabili

Qualcuno deve leggere ogni email, decidere a chi spetta e inoltrarla o creare un task a mano. Un collo di bottiglia quotidiano.

Risposte lente e senza tracciabilità

Il cliente invia un'email e non sa se è stata ricevuta, chi la gestisce né quando avrà risposta. Visibilità zero.

Un'IA che trasforma le email in task senza un solo clic

BiVelio collega la tua casella di posta a workflow intelligenti che classificano, creano task, assegnano e rispondono automaticamente.

Classificazione intelligente con l'IA

Ogni email viene analizzata: si identificano tipo di richiesta, cliente, urgenza e reparto responsabile. Senza regole manuali.

Task creato e assegnato automaticamente

Il workflow crea un task con titolo, descrizione, priorità, SLA e responsabile. Tutto collegato al contatto e alla pratica del tuo CRM o sistema di gestione.

Risposta automatica al mittente

L'agente genera e invia una risposta personalizzata che conferma la ricezione e il passo successivo. Se serve un intervento umano, esegue l'escalation con il contesto.

Flusso automatizzato

Dall'email ricevuta al task assegnato in 5 passaggi

1

L'email arriva nella casella

BiVelio riceve l'email via Gmail o SMTP. Il messaggio viene elaborato in tempo reale.

2

L'IA classifica il contenuto

L'agente identifica mittente, tipo di richiesta, urgenza, lingua e dati chiave dell'email.

3

Workflow attivato

In base alla classificazione, si attiva il workflow corrispondente: assistenza, commerciale, amministrazione o altri.

4

Task creato con responsabile

Viene generato un task nel sistema con titolo, descrizione, SLA, priorità e responsabile assegnato automaticamente.

5

Risposta inviata al cliente

L'agente genera una risposta contestuale e la invia. Il cliente sa che la sua richiesta è in lavorazione.

Esempio di impatto del passaggio automatico dall'email al task

Stime illustrative della trasformazione automatica delle email in task con BiVelio.

Zero email non elaborate

Ogni email genera un task. Nessun messaggio resta nella casella senza azione né responsabile assegnato.

Risposta in meno di 1 minuto

Il cliente riceve conferma e contesto automaticamente. Senza aspettare che qualcuno legga e decida.

-80% di tempo nel triage delle email

Il team smette di classificare e inoltrare i messaggi. L'IA si occupa dell'intero triage e dell'assegnazione.

Tracciabilità totale

Ogni email resta collegata al task, al contatto e alla pratica. Trovare lo stato di qualsiasi richiesta è immediato.

Casi correlati

Altre automazioni che vedrai in azione

Trasforma ogni email in un'azione automatica

Accesso anticipato su invito. Collega la tua email e inizia a generare task automaticamente.

Senza impegno. Accesso anticipato su invito.

Fa parte del livello di operazione autonoma governata di BiVelio
Letture correlate

Continua a esplorare BiVelio

Pagine sorelle che approfondiscono lo stesso tema da un'altra angolazione. Utili per capire come si integrano BPM, automazione, IA e blueprint operativi.