Cas d'usage : de l'email à la tâche

Chaque email entrant est classé par l'IA, génère une tâche avec un responsable désigné, déclenche un workflow et envoie une réponse automatique, avec validation humaine là où c'est nécessaire.

Blueprint opérationnel · scénario illustratif, pas une histoire de client

  • Chaque étape avec sa trace
  • Le sensible, protégé avant toute IA
  • Une porte humaine là où ça compte

Comment ça marche

Un email critique se transforme en un dossier traçable, doté d'un responsable, d'un SLA, d'une priorité et d'un canal.

Bandeja entrada3 nuevos
maria@acme.es
Urgente: fallo produccion linea 3
La maquina se ha parado...
contacto@cliente.com
Presupuesto pendiente
Quedamos pendientes del...
admin@proveedor.es
Factura vencida INV-2091
La factura emitida...
IA analiza intencion
Caso #C-0421ALTA
Urgente: fallo produccion linea 3
Owner
Carlos M.
SLA
4h
Prioridad
Alta
Canal
WhatsApp

Les emails s'accumulent et les tâches se perdent

Des équipes qui lisent les emails, décident quoi faire, créent des tâches à la main et répondent une par une. Du temps perdu et un risque d'oubli permanent.

Des emails qui ne débouchent jamais sur une action

Des demandes arrivent par email, sont lues mais ne se traduisent jamais en tâches concrètes. Elles restent dans la boîte de réception jusqu'à ce que quelqu'un s'en inquiète.

Assignation manuelle des responsables

Quelqu'un doit lire chaque email, décider à qui il revient et le transférer ou créer une tâche à la main. Un goulot d'étranglement quotidien.

Des réponses lentes et sans traçabilité

Le client envoie un email et ne sait pas s'il a bien été reçu, qui le traite ni quand il obtiendra une réponse. Aucune visibilité.

Une IA qui transforme les emails en tâches, sans le moindre clic

BiVelio connecte votre boîte de réception à des workflows intelligents qui classent, créent des tâches, les assignent et répondent automatiquement.

Classification intelligente par l'IA

Chaque email est analysé : type de demande, client, urgence et service responsable sont identifiés. Sans règles manuelles.

Tâche créée et assignée automatiquement

Le workflow crée une tâche avec titre, description, priorité, SLA et responsable. Le tout relié au contact et au dossier de votre CRM ou système de gestion.

Réponse automatique à l'expéditeur

L'agent génère et envoie une réponse personnalisée confirmant la réception et la prochaine étape. Si une intervention humaine est requise, il escalade avec le contexte.

Flux automatisé

De l'email reçu à la tâche assignée en 5 étapes

1

L'email arrive dans la boîte de réception

BiVelio reçoit l'email via Gmail ou SMTP. Le message est traité en temps réel.

2

L'IA classe le contenu

L'agent identifie l'expéditeur, le type de demande, l'urgence, la langue et les données clés de l'email.

3

Workflow déclenché

Selon la classification, le workflow correspondant se déclenche : support, commercial, administration ou autre.

4

Tâche créée avec un responsable

Une tâche est générée dans le système avec titre, description, SLA, priorité et responsable assigné automatiquement.

5

Réponse envoyée au client

L'agent génère une réponse contextuelle et l'envoie. Le client sait que sa demande est en cours de traitement.

Exemple d'impact du passage de l'email à la tâche automatique

Estimations illustratives de la transformation automatique des emails en tâches avec BiVelio.

Zéro email non traité

Chaque email génère une tâche. Aucun message ne reste dans la boîte de réception sans action ni responsable.

Une réponse en moins d'une minute

Le client reçoit une confirmation et le contexte automatiquement. Sans attendre que quelqu'un lise et décide.

-80 % de temps passé au tri des emails

L'équipe cesse de classer et de transférer les courriels. L'IA se charge du tri complet et de l'assignation.

Traçabilité totale

Chaque email reste relié à la tâche, au contact et au dossier. Retrouver le statut d'une demande est instantané.

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Transformez chaque email en action automatique

Accès anticipé sur invitation. Connectez votre email et commencez à générer des tâches automatiquement.

Sans engagement. Accès anticipé sur invitation.

Fait partie de la couche d'opération autonome gouvernée de BiVelio
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