Nieuw: Beheerde workflows met menselijke controle
Use case: van e-mail naar taak

Elke binnenkomende e-mail wordt met AI geclassificeerd, genereert een taak met toegewezen verantwoordelijke, activeert een workflow en verstuurt een automatisch antwoord, met menselijke goedkeuring waar nodig.

Zo werkt het

Een kritieke e-mail wordt omgezet in een traceerbare case met toegewezen owner, SLA, prioriteit en kanaal.

Bandeja entrada3 nuevos
maria@acme.es
Urgente: fallo produccion linea 3
La maquina se ha parado...
contacto@cliente.com
Presupuesto pendiente
Quedamos pendientes del...
admin@proveedor.es
Factura vencida INV-2091
La factura emitida...
IA analiza intencion
Caso #C-0421ALTA
Urgente: fallo produccion linea 3
Owner
Carlos M.
SLA
4h
Prioridad
Alta
Canal
WhatsApp

E-mails stapelen zich op en taken raken zoek

Teams die e-mails lezen, beslissen wat er moet gebeuren, handmatig taken aanmaken en één voor één antwoorden. Verloren tijd en een constant risico dat iets vergeten wordt.

E-mails die nooit tot actie leiden

Er komen verzoeken per e-mail binnen die wel gelezen worden, maar nooit in concrete taken worden vertaald. Ze blijven in de inbox staan tot iemand ernaar vraagt.

Handmatige toewijzing van verantwoordelijken

Iemand moet elke e-mail lezen, bepalen wie ermee aan de slag moet en de mail doorsturen of handmatig een taak aanmaken. Een dagelijks knelpunt.

Trage antwoorden zonder traceerbaarheid

De klant stuurt een e-mail en weet niet of die ontvangen is, wie hem behandelt of wanneer er antwoord komt. Nul zicht.

AI die e-mails omzet in taken zonder ook maar één klik

BiVelio verbindt uw inbox met intelligente workflows die automatisch classificeren, taken aanmaken, toewijzen en antwoorden.

Intelligente classificatie met AI

Elke e-mail wordt geanalyseerd: type verzoek, klant, urgentie en verantwoordelijke afdeling worden geïdentificeerd. Zonder handmatige regels.

Automatisch aangemaakte en toegewezen taak

De workflow maakt een taak aan met titel, omschrijving, prioriteit, SLA en verantwoordelijke. Alles gekoppeld aan het contact en dossier in uw CRM of managementsysteem.

Automatisch antwoord aan de afzender

De agent genereert en verstuurt een gepersonaliseerd antwoord dat de ontvangst en de volgende stap bevestigt. Is er een mens nodig, dan escaleert hij met context.

Geautomatiseerde flow

Van ontvangen e-mail naar toegewezen taak in 5 stappen

1

E-mail komt binnen in de inbox

BiVelio ontvangt de e-mail via Gmail of SMTP. Het bericht wordt in realtime verwerkt.

2

AI classificeert de inhoud

De agent identificeert de afzender, het type verzoek, de urgentie, de taal en de belangrijkste gegevens uit de e-mail.

3

Workflow geactiveerd

Op basis van de classificatie wordt de bijbehorende workflow geactiveerd: support, sales, administratie of andere.

4

Taak aangemaakt met verantwoordelijke

Er wordt een taak in het systeem gegenereerd met titel, omschrijving, SLA, prioriteit en automatisch toegewezen verantwoordelijke.

5

Antwoord verstuurd naar de klant

De agent genereert een antwoord met context en verstuurt het. De klant weet dat zijn verzoek in behandeling is.

Voorbeeld van de impact van e-mail naar automatische taak

Illustratieve schattingen van het automatisch omzetten van e-mails in taken met BiVelio.

Nul onverwerkte e-mails

Elke e-mail genereert een taak. Geen enkel bericht blijft zonder actie of toegewezen verantwoordelijke in de inbox staan.

Antwoord in minder dan 1 minuut

De klant ontvangt automatisch een bevestiging met context. Zonder te wachten tot iemand leest en beslist.

-80% tijd aan e-mailtriage

Het team hoeft geen e-mails meer te classificeren en door te sturen. AI verzorgt de volledige triage en toewijzing.

Volledige traceerbaarheid

Elke e-mail wordt gekoppeld aan de taak, het contact en het dossier. De status van elk verzoek opzoeken gaat direct.

Gerelateerde cases

Meer automatiseringen die u in werking ziet

Zet elke e-mail om in automatische actie

Vervroegde toegang op uitnodiging. Koppel uw e-mail en begin automatisch taken te genereren.

Vrijblijvend. Vervroegde toegang op uitnodiging.

Maakt deel uit van de bestuurde laag voor autonome operatie van BiVelio
Gerelateerde artikelen

Blijf BiVelio ontdekken

Verwante pagina's die hetzelfde onderwerp vanuit een andere invalshoek verdiepen. Handig om te begrijpen hoe BPM, automatisering, AI en echte praktijkvoorbeelden in elkaar passen.