Caso de uso: email para tarefa

Cada email que chega é classificado com IA, gera uma tarefa com responsável atribuído, ativa um workflow e envia uma resposta automática, com aprovações humanas onde é necessário.

Blueprint operacional · cenário ilustrativo, não história de cliente

  • Cada passo com o seu rasto
  • O sensível, protegido antes de qualquer IA
  • Porta humana no que importa

Como funciona

Um email crítico transforma-se num caso rastreável com owner, SLA, prioridade e canal atribuídos.

Bandeja entrada3 nuevos
maria@acme.es
Urgente: fallo produccion linea 3
La maquina se ha parado...
contacto@cliente.com
Presupuesto pendiente
Quedamos pendientes del...
admin@proveedor.es
Factura vencida INV-2091
La factura emitida...
IA analiza intencion
Caso #C-0421ALTA
Urgente: fallo produccion linea 3
Owner
Carlos M.
SLA
4h
Prioridad
Alta
Canal
WhatsApp

Os emails acumulam-se e as tarefas perdem-se

Equipas que leem emails, decidem o que fazer, criam tarefas à mão e respondem uma a uma. Tempo perdido e risco constante de esquecimento.

Emails que nunca se convertem em ação

Chegam pedidos por email que são lidos mas nunca se traduzem em tarefas concretas. Ficam na caixa de entrada até que alguém pergunte.

Atribuição manual de responsáveis

Alguém tem de ler cada email, decidir a quem compete e reencaminhá-lo ou criar uma tarefa à mão. Um estrangulamento diário.

Respostas lentas e sem rastreabilidade

O cliente envia um email e não sabe se foi recebido, quem o está a gerir nem quando terá resposta. Visibilidade zero.

IA que transforma emails em tarefas sem um único clique

A BiVelio liga a sua caixa de entrada a workflows inteligentes que classificam, criam tarefas, atribuem e respondem automaticamente.

Classificação inteligente com IA

Cada email é analisado: identifica-se o tipo de pedido, o cliente, a urgência e o departamento responsável. Sem regras manuais.

Tarefa criada e atribuída automaticamente

O workflow cria uma tarefa com título, descrição, prioridade, SLA e responsável. Tudo associado ao contacto e ao processo do seu CRM ou sistema de gestão.

Resposta automática ao remetente

O agente gera e envia uma resposta personalizada a confirmar a receção e o próximo passo. Se precisar de um humano, escala com contexto.

Fluxo automatizado

De email recebido a tarefa atribuída em 5 passos

1

O email entra na caixa de entrada

A BiVelio recebe o email via Gmail ou SMTP. A mensagem é processada em tempo real.

2

A IA classifica o conteúdo

O agente identifica o remetente, o tipo de pedido, a urgência, o idioma e os dados-chave do email.

3

Workflow ativado

Consoante a classificação, é ativado o workflow correspondente: suporte, comercial, administração ou outros.

4

Tarefa criada com responsável

É gerada uma tarefa no sistema com título, descrição, SLA, prioridade e responsável atribuído automaticamente.

5

Resposta enviada ao cliente

O agente gera uma resposta contextual e envia-a. O cliente sabe que o seu pedido está em curso.

Exemplo de impacto de email para tarefa automática

Estimativas ilustrativas de transformar emails em tarefas automaticamente com a BiVelio.

Zero emails por processar

Cada email gera uma tarefa. Nenhuma mensagem fica na caixa de entrada sem ação nem responsável atribuído.

Resposta em menos de 1 minuto

O cliente recebe confirmação e contexto automaticamente. Sem esperar que alguém leia e decida.

-80% de tempo na triagem de emails

A equipa deixa de classificar e reencaminhar emails. A IA encarrega-se de toda a triagem e da atribuição.

Rastreabilidade total

Cada email fica associado à tarefa, ao contacto e ao processo. Consultar o estado de qualquer pedido é instantâneo.

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