Mới: Workflows được kiểm soát với cổng phê duyệt của con người
Trường hợp sử dụng: văn phòng công chứng và hãng luật

Từ chứng thư đến hồ sơ số. OCR cho tài liệu pháp lý, trích xuất dữ liệu tự động, workflow phê duyệt và chữ ký số. Tất cả trên một nền tảng.

Quản lý tài liệu thủ công kìm hãm các văn phòng công chứng

Chứng thư, giấy ủy quyền, biên bản và hồ sơ được xử lý bằng tay. Dữ liệu sao chép, file phân tán và thời hạn bị đe dọa.

Sao chép tài liệu thủ công

Dữ liệu từ chứng thư, giấy ủy quyền và biên bản mà ai đó phải đọc và nhập bằng tay vào hệ thống. Mỗi tài liệu tiêu tốn nhiều phút làm việc lặp đi lặp lại.

Hồ sơ phân tán và không được liên kết

Tài liệu nằm trong các thư mục vật lý và số mà không có kết nối. Tìm một chứng thư đồng nghĩa với việc rà soát các thư mục, email và file trong nhiều phút.

Thời hạn và chữ ký không được kiểm soát hệ thống

Ngày ký, thời hạn ủy quyền và thời hạn pháp lý phụ thuộc vào trí nhớ hoặc bảng tính. Rủi ro vi phạm luôn hiện hữu.

OCR, hồ sơ số và workflow pháp lý

BiVelio số hóa vận hành công chứng với OCR thông minh, hồ sơ được kết nối và các quy trình phê duyệt và ký kết.

OCR cho tài liệu pháp lý

Tải lên chứng thư, giấy ủy quyền hoặc biên bản và BiVelio tự động trích xuất các bên, ngày tháng, điều khoản, số tiền và mã định danh, có sự xác thực của con người ở những nơi cần thiết.

Hồ sơ số được liên kết

Mỗi tài liệu được liên kết với khách hàng, hồ sơ và quy trình tương ứng. Tìm kiếm tức thời, quản lý phiên bản và khả năng truy vết đầy đủ.

Workflow phê duyệt và ký kết

Các quy trình rà soát với nhiều người phê duyệt, chữ ký số tích hợp và ghi nhận từng bước kèm ngày tháng và người phụ trách.

Luồng tự động

Từ chứng thư tiếp nhận đến hồ sơ hoàn chỉnh trong 5 bước

1

Tiếp nhận tài liệu

Chứng thư, giấy ủy quyền hoặc biên bản được tải lên hệ thống hoặc nhận qua email. BiVelio chấp nhận file PDF, hình ảnh và tài liệu quét.

2

OCR tự động trích xuất dữ liệu

Công cụ OCR xử lý tài liệu và trích xuất các bên, ngày tháng, điều khoản quan trọng, số tiền và mã định danh có cấu trúc.

3

Dữ liệu được liên kết với hồ sơ

Thông tin đã trích xuất được tự động liên kết với khách hàng và hồ sơ. Nếu chưa tồn tại, hồ sơ sẽ được tạo với dữ liệu có sẵn.

4

Kích hoạt workflow phê duyệt

Kích hoạt quy trình rà soát và phê duyệt tùy theo loại tài liệu. Mỗi bước thông báo cho người phụ trách và ghi nhận hành động.

5

Ký và lưu trữ cuối cùng

Sau khi được phê duyệt, chữ ký số được kích hoạt và tài liệu được lưu trữ với khả năng truy vết đầy đủ trong hồ sơ.

Các loại tài liệu mà BiVelio xử lý cho văn phòng công chứng

Bất kỳ tài liệu công chứng nào có dữ liệu có thể cấu trúc đều có thể được xử lý tự động.

Chứng thư mua bán

Trích xuất các bên, thửa đất đăng ký, số tiền, điều kiện và điều khoản. Liên kết trực tiếp với hồ sơ của giao dịch.

Giấy ủy quyền công chứng

Nhận diện người ủy quyền, người được ủy quyền, các quyền hạn được trao và thời hạn hiệu lực. Cảnh báo hết hạn tự động.

Biên bản và lời chứng

Trích xuất dữ liệu của người có mặt, các sự kiện liên quan và ngày tháng. Lưu trữ có cấu trúc với tìm kiếm thông minh.

Giấy tờ tùy thân và KYC

Tự động đọc CMND, giấy tờ định danh người nước ngoài và hộ chiếu. Dữ liệu được trích xuất để xác minh danh tính và tuân thủ quy định.

Trường hợp liên quan

Thêm các tự động hóa bạn sẽ thấy vận hành thực tế

Số hóa văn phòng công chứng của bạn với AI

Truy cập sớm theo lời mời. Tải lên tài liệu đầu tiên và kiểm chứng khả năng trích xuất tự động.

Không ràng buộc. Truy cập sớm theo lời mời.

Là một phần trong lớp vận hành tự động có quản trị của BiVelio
Bài đọc liên quan

Tiếp tục khám phá BiVelio

Các trang liên quan đào sâu cùng chủ đề từ một góc nhìn khác. Hữu ích để hiểu cách BPM, tự động hóa, AI và các tình huống thực tế gắn kết với nhau.